Ir a un bazar es una tarea que requiere organización, planificación, un toque de creatividad, práctica y evaluación. Desde la revisión de tu inventario hasta el montaje final de tu stand, cada detalle cuenta para garantizar que tu participación en el evento sea un éxito y que cada vez te vaya mejor. En este blog te guiaremos con los pasos necesarios para que estés perfectamente preparada.
Además de los pasos prácticos que te compartiremos, es importante que definas cuál es tu objetivo principal para que implementes las acciones necesarias para lograrlo. Algunas preguntas que te puedes hacer para identificar tu objetivo son: ¿Cuál es el principal reto de mi marca actualmente? y ¿cómo puede este bazar ayudarme a enfrentar ese reto? Por ejemplo, tu reto puede ser dar a conocer la marca en una nueva zona. Entonces no te puede faltar llevar materiales visuales de calidad para que la gente primero te identifique y luego, que puedan seguir en contacto contigo.
Cada marca tiene una necesidad específica según la etapa en la que se encuentre. Es tu tarea identificarla y orientar los siguientes pasos que te compartimos para que se alineen a tu objetivo.
¡Vamos a sumergirnos en el proceso!
Parte 1: Días Antes del Bazar
- Revisión del Inventario y necesidades
Una vez que hayas confirmado tu participación en el bazar y hayas realizado los pagos correspondientes, es crucial que revises tu inventario. Conoce a fondo los productos que vas a ofrecer, los empaques y los materiales de promoción que tienes disponibles. Esta revisión te permitirá evaluar qué necesitas crear, mandar a pedir o comprar con anticipación.
Consejo: Si alguno de tus productos o insumos requiere mucho tiempo de elaboración, asegúrate de planificar con antelación. Por ejemplo, si estás creando nuevos diseños o empaques personalizados.
- Evaluación de Costos y Definición de Productos
Una vez que tengas un panorama claro de tu inventario, es momento de evaluar tus costos y determinar si necesitas hacer algún ajuste para llegar a tu objetivo. Decide qué productos llevarás al bazar, así como los precios y promociones que ofrecerás. Es importante que lleves una variedad y cantidad suficiente de productos.
Consejo: Considera ofrecer promociones especiales o descuentos para incentivar las compras en el bazar. Por ejemplo, dar algún regalo en compras mayores a algún monto o un descuento si te siguen en redes o suscriben a tu página web. Evalúa el costo-beneficio de tus ganchos de venta y asegúrate de que tus precios sean competitivos y justos. Siempre ten en cuenta los costos de transporte y otros gastos asociados al evento.
- Creación de Materiales Visuales de Promoción
Elabora carteles con los precios y promociones que ofrecerás en el bazar. Estos carteles son fundamentales para comunicar claramente la información a tus clientes y facilitar la toma de decisiones. Imprímelos y asegúrate de llevarlos contigo el día del evento.
Consejo: Utiliza diseños llamativos y colores que resalten, pero mantén la claridad y la legibilidad en todo momento. Lo que no te puede faltar es: el nombre y logo de tu marca, código QR de tus redes sociales y alguna promoción o característica atractiva para que se animen a acercarse y comprar en tu stand.
- Preparación del Stand
Decide cómo presentarás tus productos en el stand. ¿Llevarás una mesa? ¿Rentarás una? ¿Qué tipo de racks y manteles utilizarás? ¿Qué es lo primero que llamará la atención de los asistentes? ¿Cómo es el lugar y qué te conviene llevar? Asegúrate de que todo el mobiliario esté limpio y en buenas condiciones. La presentación de tu stand es crucial para crear una experiencia agradable y coherente con tu objetivo.
Consejo: Sé estratégico con lo que llevas, considera que es probable que tengas que cargar tu mobiliario y productos por un tramo largo o subir escaleras. En la medida de lo posible, infórmate sobre las condiciones del lugar. Por ejemplo, si es temporada de lluvia, no lleves mobiliario de MDF y prioriza tener con qué proteger tu producto para que no se moje. Por ejemplo: donde venden bolsas y desechables o en el Home Depot venden plásticos para cubrir. Son una MUY pequeña inversión que pueden salvar tu producto.
- Promoción en Redes Sociales
Crea posts e historias en tus redes sociales para informar a tus clientas sobre tu participación en el bazar. Incluye detalles como la fecha, la ubicación y el horario del evento. Utiliza imágenes atractivas y mensajes llamativos para generar interés y atraer a tus seguidores.
Consejo: Etiqueta al evento y comparte contenido de otras marcas que estarán presentes para aumentar la visibilidad de tus publicaciones.
- Preparación de Formas de Pago
Es importante tener opciones de pago para tus clientes. Asegúrate de llevar suficiente cambio y verifica que tu terminal de cobro esté cargada y funcionando correctamente. No te confíes, realiza una prueba para asegurarte de que puedas iniciar sesión y realizar cobros sin problemas. Es mejor que lo resuelvas antes a hacer esperar a los clientes.
Consejo: Si no tienes tiempo de ir al banco por cambio, las gasolineras son lugares donde generalmente tenemos más éxito para conseguirlo. Lleva un cargador para tu terminal de cobro, por si acaso. Si aún no tienes terminal de cobro, escríbenos y con gusto te compartimos nuestras reseñas y códigos de descuento para que escojas la que más se adapta a tus necesidades.
Parte 2: Al Menos un Día Antes del Evento
- Revisión Final del Inventario
Verifica que llevas todos los productos seleccionados para el bazar. Elabora una lista detallada de los productos que llevarás e imprímela para tenerla a mano el día del evento. Esto te ayudará a asegurarte de que no olvides nada y te permitirá llevar un control más preciso.
Consejo: Sabemos que el inventario lleva mucho tiempo, pero es una tarea necesaria para poder tomar decisiones informadas. Así podrás evaluar qué se vendió y si esto refleja el objetivo que te planteaste. Revisa que todos los productos estén en perfectas condiciones.
- Preparación del Equipo y Materiales
Junta todo lo necesario para el evento: cambio, terminal de cobro cargada y su cargador, pluma, libreta para tomar notas, carteles con promociones, tijeras, cinta adhesiva y una extensión eléctrica, si es necesario. Reúne también el mobiliario que utilizarás para presentar tus productos, como racks, exhibidores y manteles.
Consejo: Siempre ten esto listo para agarrarlo e irte al bazar. Cosa que dejas en otro lado esperando acordarte, es cosa que olvidas, créeme.
- Preparación Personal
Prepara una mochila con todo lo necesario para el día del evento. Incluye agua, snacks, papel de baño, bloqueador solar, gel antibacterial o un mini jabón, pastillas para refrescar la garganta, tu celular y su cargador. No olvides llevar una pluma y una libreta.
Consejo: Viste un outfit cómodo y profesional que te haga sentir segura y adecuada para el evento. Si tu producto lo permite, usarlo durante el evento es una gran idea, es más probable que la gente se acerque a conocerlo o comprarlo si lo ven en uso. Asegúrate de que tu outfit te permita moverte con facilidad durante el bazar.
- Planificación del Transporte
Define y asegura la forma en la que te transportarás al bazar. Investiga las rutas y tiempos de traslado con anticipación para evitar contratiempos. Asegúrate de salir con suficiente tiempo para llegar puntual al evento y montar tu stand con tranquilidad.
Consejo: Si estás utilizando transporte público, verifica los horarios y la disponibilidad de servicios para evitar sorpresas de última hora. Siempre ten un plan B, especialmente en ciudades como la ciudad de México o Guadalajara en donde hay un tráfico de locos.
Parte 3: El Día del Evento
- Preparación Temprana
Levántate temprano para tener tiempo suficiente para arreglarte y alistar todo. Este es un día importante y necesitarás tiempo para prepararte adecuadamente. Asegúrate de seguir tu checklist para verificar que llevas todo lo necesario al bazar.
Consejo: Haz un repaso final de todos los elementos antes de salir de casa para asegurarte de que nada quede olvidado.
- Montaje del Stand
Sal con tiempo de tu casa para llegar puntual al bazar. Una vez en el lugar, monta tu stand con calma y tranquilidad. Asegúrate de que todos los productos estén bien organizados y que los materiales de promoción estén visibles y accesibles, así como cualquier elemento que hayas agregado para cumplir con tu objetivo.
Consejo: Realiza un recorrido por el bazar para familiarizarte con el espacio y la disposición de otros stands. Esto puede darte ideas sobre cómo mejorar la presentación de tu propio stand.
- Atención al Cliente y Ventas
Durante el evento, mantén una actitud amigable y profesional ¡Nunca pierdas la esperanza! Puede haber ediciones con poco aforo, pero lo peor son los expositores indiferentes. Interactúa con los clientes, responde sus preguntas y asegúrate de que tengan una experiencia agradable cada vez que visiten tu stand.
Consejo: Sé proactiva en la oferta de ayuda y recomendaciones. La atención personalizada puede marcar la diferencia en la decisión de compra de un cliente. El no ya lo tienes, no pierdes nada acercándote a los asistentes.
4. Conoce y comparte con tus vecinos de stand
Como expositor, es muy padre ir a bazar porque se reúnen un montón de personas con las que puedes compartir y que te pueden compartir su experiencia. Si es tu primera vez en ese bazar, pregunta a otras personas que están en stand cómo ha sido su experiencia, que te den recomendaciones de fechas, etc. Si tú ya tienes esa experiencia, compártela con alguien nuevo.
Consejo: No te saltes la parte de platicar con tus vecinos de stand. Te pueden cuidar el puesto en lo que vas al baño y tú los puedes apoyar a ellos. Se pueden armar colaboraciones en un futuro, es tan rico como tú le saques provecho.
Después del bazar: Evaluación y Reflexión
Al final del día o al día siguiente, toma un momento para evaluar cómo fue el evento. Reflexiona sobre qué funcionó bien y qué aspectos podrías mejorar para futuros bazares. Toma nota de cualquier comentario de los clientes y observa qué productos tuvieron más éxito.
Consejo: Guarda una copia de tus notas y reflexiones para que puedas revisarlas antes de tu próxima participación en un bazar.
Prepararte para un bazar puede ser un proceso exhaustivo, pero con una planificación adecuada y atención a los detalles, puedes maximizar tus oportunidades de éxito. En este tipo de eventos, la práctica hace al maestro. Recuerda disfrutar el proceso y estar siempre dispuesta a aprender.
Buena suerte en tu próximo bazar y si tienes cualquier duda, estamos para asesorarte. ¡Nos encantará que algún día nos toque ser vecinas de stand!
